Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ đăng kí kinh doanh từ A-Z

Vì một lý do nào đó, công ty bạn cần thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh hay thay đổi trụ sở làm việc, văn phòng đại diện. Sau đây, Sun Office sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các thủ tục thay đổi địa chỉ đăng kí kinh doanh theo quy định hiện hành của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc thay đổi địa điểm kinh doanh gồm 2 bước như sau:

Những lưu ý khi thay đổi địa chỉ đăng kí kinh doanh năm 2021:

Trước hết, việc thay đổi địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp liên quan tới nhiều hoạt động và nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi địa chỉ kinh doanh, nhất là việc thay đổi vị trí địa lý làm việc, bạn cần lưu ý những thông tin sau để tránh gặp rắc rối.

Có cần chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi trụ sở công ty? 

Khi thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện thì không cần chuyển hồ sơ thuế. Còn thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện, hoặc thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phố thì cần phải chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.

Khi chuyển hồ sơ thuế thì cần phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế đối với cơ quan quản lý thuế cũ xong họ mới xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế sau đó mới chuyển được hồ sơ thuế.

Thay đổi địa chỉ công ty có cần đổi con dấu doanh nghiệp?

Thay đổi địa chỉ công ty cùng khu vực quận, huyện thì không cần thay đổi con dấu, không cần chuyển hồ sơ thuế.

Còn thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, hoặc thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phố thì cần phải thay đổi con dấu công ty.

Có cần thay đổi thông tin hóa đơn điện tử không?

Nếu doanh nghiệp đã thay đổi trụ sở công ty hoặc thay đổi địa điểm kinh doanh của công ty thì đương nhiên thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử cũng phải thay đổi theo.

Nếu thủ tục chuyển địa chỉ công ty trong cùng Quận/Huyện thì chỉ cần liên hệ cán bộ quản lý thuế để làm thủ tục xác nhận việc thay đổi để được sử dụng hóa đơn điện tử với địa chỉ mới của doanh nghiệp.

Nếu việc thay đổi trụ sở công ty khác Quận/Huyện hoặc khác Tỉnh/Thành phố thì doanh nghiệp cần thực hiệc thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.

Có cần thay đổi hóa đơn đỏ (VAT) khi thay đổi trụ sở công ty?

Từ Tháng 01/2020 Các doanh nghiệp đã áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên cũng có nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy vậy việc thay đổi hóa đơn đỏ xử lý ra sao khi thay đổi trụ sở công ty.

Khi thay đổi địa chỉ công ty thì cần làm thủ tục thông báo đến cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp mình. Việc thay đổi địa chỉ trong nội bộ địa bàn quận, huyện thì có thể người quản lý thuế sẽ đóng dấu xác nhận cho mình không phải thay đổi in lại hóa đơn cũ.

Còn việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, khác tỉnh, thành phố thì phải làm lại thủ tục đề nghị đặt in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn, sau đó mới được phép xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng.

Thay đổi địa chỉ công ty có cần thông báo đến các cơ quan quản lý liên quan?

Khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp thì cũng cần thông báo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để họ nắm bắt cho chính xác phục vụ cho công tác quản lý tránh vướng mắc sau này. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp còn phát sinh thêm những thay đổi về hợp đồng, hóa đơn, các thông tin liên quan đến ngân hàng, cơ quan thuế...

Trình từ thực hiện thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh

Để thực hiện thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, bạn cần thực hiện trình tự như sau:

• Bước 1: Nộp hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh với Sở Kế Hoạch và Đầu Tư.
• Bước 2: Sau khi có GPKD các bạn khắc con dấu mới và nộp Thông Báo thay đổi mẫu dấu với Sở kế hoạch và đầu tư.
• Bước 3: Làm thủ tục đối chiếu chốt thuế với cơ quan thuế chuyển đi
• Bước 4: Nộp hồ sơ cho cơ quan thuế chuyển đến
• Bước 5: Thông báo thay đổi địa chỉ mới với các cơ quan liên quan như BHXH, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng …..

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh

Hồ sơ đăng ký để thông báo về việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh gồm một số giấy tờ theo mẫu như sau:

1. Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh theo mẫu của bộ kế hoach và đầu tư (Phụ lục II-13, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT); Bạn có thể tải mẫu này tại đây. 

2. Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh hay văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư của bộ kế hoạch và đầu tư ( theo Phụ lục II-19, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu  tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương. Bạn có thể tải mẫu này tại đây.

Đối với việc thay đổi văn phòng đại diện, chi nhánh, hồ sơ cũng gồm 2 loại giấy tờ kể trên. 

Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở kinh doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở để gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Nếu không thể đến trực tiếp, doanh nghiệp bạn có thể gửi hồ sơ qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý trước khi thay đổi địa điểm đăng ký kinh doanh, công ty bạn cần thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Nếu chuyển địa điểm kinh doanh vẫn trong tỉnh/thành phố mà công ty bạn đang hoạt động thì chỉ cần đến Phòng đăng ký kinh doanh tại đó để gửi hồ sơ. Nếu trong trường hợp chuyển tới một tỉnh khác, hồ sơ sẽ được nộp tại văn phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp bạn dự định đặt địa điểm kinh doanh ở đó.

Việc nộp hồ sơ sẽ được cơ quan chức năng giải quyết trong vòng 3 ngày đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Bạn chỉ cần nộp 1 bộ hồ sơ là đủ.

Về lệ phí cho thủ tục này, bnj sẽ được miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử (theo Thông tư số 130/2017/TT-BTC) và lệ phí là 50.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).

Như vậy sau khi hoàn thành đầy đủ 2 bước trên, việc còn lại là của cơ quan nhà nước (phòng đăng ký kinh doanh) sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp bạn trong 3 ngày làm việc. Trong trường hợp công ty bạn cần giấy xác nhận về thay đổi địa điểm kinh doanh thì Phòng Đăng ký kinh doanh  sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp bạn. Trường hợp văn phòng bạn chuyển đến một tỉnh khác thì Phòng đăng ký kinh doanh tại đó sẽ  trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho doanh nghiệp bạn và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Với hồ sơ đơn giản, thời gian giải quyết nhanh, bạn chỉ cần làm theo các bước được hướng dẫn trên đây là có thể hoàn thành thủ tục hay đổi địa chỉ đăng kí kinh doanh/địa điểm kinh doanh hay văn phòng đại diện. Hy vọng rằng bài viết trên sẽ giải đáp đầy đủ thông tin bạn đang cần.

Nếu còn chưa rõ hoặc cần tư vấn thêm, bạn có thể liên hệ ngay với Sun Office để chúng tôi hỗ trợ bạn:

• Website: https://timvanphonghanoi.com/