5 lưu ý khi lựa chọn đơn vị thiết kế văn phòng

Công ty bạn có nhu cầu thiết kế văn phòng mới và đang tìm đơn vị thiết kế văn phòng chuyên nghiệp. Vậy thì hãy lưu ý 5 nguyên tắc dưới đây để đảm bảo việc tìm được đơn vị uy tín, có năng lực và đảm bảo tiến độ thiết kế, thi công văn phòng mới.

1, Xác định đơn vị thiết kế và thi công trọn gói hay riêng biệt?

Việc các định được đơn vị thiết kế và thi công riệng biệt hay trọng gói ảnh hưởng khá nhiều đến việc bạn tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp. Thông thường, với những đơn vị thiết kế và thi công trọn gói sẽ có mức giá hữu nghị hơn. Ngoài ra còn phụ thuộc vào năng lực và chất lượng dịch vụ, sản phẩm mà họ cung cấp. Tuy nhiên, xu hướng mà nhiều công ty nhỏ & vừa thường lựa chọn là thiết ké, thi công trọn gói.

Một số đơn vị chuyên thiết kế kiến trúc và nội thất văn phòng chuyên nghiệp thường chỉ cung cấp dịch vụ thiết kế, thay vì thi công, họ giới thiệu cho doanh nghiệp những đơn vị thi công thiết kế cộng tác với họ, hoặc bạn có thể tìm đến đơn vị thi công riêng. Tất nhiên, mỗi công ty sẽ có một lựa chọn cho riêng mình, ngoài mối quan hệ quen biết, đối tác, người thân hay bạn bè giới thiệu, thì chất lượng thiết kế vẫn là cái quan trọng hàng đầu.

Hay xác định việc thuê trọn gói hay riêng biệt để ngay từ đầu bạn không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm nhiều đối tác thi công mà có thể dành thời gian chọn lọc những đơn vị thiết kế thật sự phù hợp với tiêu chí của công ty.

2, Xây dựng ngân sách cho việc thiết kế và thi công văn phòng mới

Một vấn đề quan trọng sau khi ý tưởng thiết kế văn phòng mới hình thành, đó là bạn cần xây dựng ngân sách để thiết kế và thi công văn phòng mới. Ngân sách cần dựa trên tiêu chí:

- Diện tích văn phòng cần thi công, thiết kế

- Khả năng đáp ứng của doanh nghiệp

Việc xây dựng được ngân sách là cơ sở để bạn chọn được đơn vị thiết kế, thi công phù hợp và có được kế hoạch tài chính, sử dụng ngân sách phù hợp, tiết kiệm được chi phí thay vì tìm đơn vị thiết kế, thi công trước.

3, Lựa chọn đơn vị thiết kế văn phòng uy tín

Sau khi đã xây dựng được ngân sách, việc cần làm là tìm đơn vị thiết kế văn phòng chuyên nghiệp, uy tín. Để lựa chọn được đơn vị có khả năng lại tiết kiệm được chi phí, công ty bạn không nên bỏ qua các bước sau:

- Xây dựng mô tả nhu cầu thiết kế cụ thể cho đơn vị thiết kế

- Lấy báo giá từ tối thiểu 3 nhà thầu, tốt hơn hết là từ 5 đến 10 đơn vị để có sự so sánh

- Xem kỹ hồ sơ năng lực của các đơn vị dự thầu

Giá cả thường không phải yếu tố tiên quyết để lựa chọn đơn vị thiết kế, thi công mà cần kết hợp đánh giá trên nhiều phương diện như mức độ uy tín, hồ sơ năng lực, những công trình thi công thực tế và giá cả, loại vật liệu được sử dụng trong thi công... Sau khi cân nhắc đầy đủ những yếu tố kể trên, hãy chọn ra đơn vị đáp ứng gần nhất với tiêu chí hợp tác của công ty bạn. Nếu mức giá nhỏ hơn ngân sách, đó là điều đáng mừng. Nhưng nếu chi phí vượt quá ngân sách mà nhiều đơn vị thi công cùng báo giá, bạn cũng nên có những điều chỉnh để có thể hoàn thiện thiết kế, nội thất văn phòng đảm bảo chất lượng.

4, Quy trình cho việc thiết kế kiến trúc và nội thất văn phòng

Thông thường, một quy trình thiết kế kiến trúc, công năng và nội thất văn phòng thường trải qua các bước như sau:

1. Lấy yêu cầu thiết kế từ đơn vị có nhu cầu thuê thiết kế
2. Lên layout bố trí về công năng sử dụng
3. Gửi Báo Giá Thi Công cụ thể
4. Lên phối cảnh 3d không gian và nội thất văn phòng
5. Ký Hợp Đồng Thi Công và chọn mẫu vật liệu thi cong
6. Triển khai bản vẽ thi công và gửi trình tòa nhà (đơn vị quản lý văn phòng cho thuê)
7. Tiến hành thi công kết cấu, kiến trúc, nội thất văn phòng

5, Ký kết hợp đồng với đơn vị thiết kế

Cũng như bao giao dịch kinh doanh phát sinh khác trong quá trình doang nghiệp hoạt động, việc thuê đơn vị thiết kế và thi công văn phòng mới cũng cần ký kết hợp đồng với đơn vị thiết kế. Ngoài chú ý về những điều khoản thường có trong hợp đồng, bạn cần lưu ý những vấn đề thường gặp trong quá trình thi công như sau để thêm vào điều khoản bồi thường hay trách nhiệm của các bên trong hợp đồng:

• Đơn vị thi công chậm tiến độ dẫn đến bàn giao chậm, ảnh hưởng đến thời gian chuyển tới văn phòng làm việc mới cũng như kéo dài thời gian thuê văn phòng cũ, phát sinh chi phí
• Đơn vị thi công sử dụng vật liệu không đảm bảo chất lượng
• Đơn vị thi công làm dang dở mà không hoàn thành hợp đồng do thiếu chi phí hoặc nguồn lực

Đây không phải tình trạng thường xuyên xảy ra nhưng cũng không hiếm thấy trong thực tế. Chính vì thế, để đảm bảo lợi ích của cả 2 bên, bạn nên xây dựng những điều khoản hợp đồng để cả 2 bên cùng có trách nhiệm thực hiện cũng như hoàn thành tiến độ bàn giao công việc.