9 lỗi cần tránh khi thuê văn phòng bạn nhất định phải biết

Những lỗi cần tránh khi thuê văn phòng là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần biết ngay trong quá trình tìm kiếm văn phòng mới. Để bảo đảm sự ổn định và mang đến môi trường làm việc thuận lợi cho sự phát triển của công ty, hãy ghi nhớ 9 điều cần tránh sau đây:

1, Không có kế hoạch và tiêu chí thuê văn phòng cụ thể

Công ty bạn dự định tìm văn phòng mới nhưng lại không đưa ra những tiêu chí cụ thế khiến việc thuê văn phòng mất nhiều thời gian, lại không thể tối ưu được chi phí. Sai lầm này thường xảy ra ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ thường tập trung vào vấn đề chi phí để tìm kiếm văn phòng mà không lên kế hoạch, thứ tự ưu tiên các tiêu chí khác như vị trí, tiện ích, thời gian hay diện tích văn phòng cho thuê.

Bởi sự thiếu chỉn chu, không có kế hoạch có thể dẫn tới một hệ lụy liên quan như:

- Thuê được văn phòng giá rẻ nhưng ở vị trí xa trung tâm, không thuận lợi trong việc kết nối giao thông hay giao dịch với đối tác

- Thời gian thuê gấp rút nên chưa tìm được văn phòng cho thuê ưng ý

- Diện tích văn phòng mới quá rộng hoặc quá hẹp do không được dự tính trước số nhân viên phát sinh...

2, Tìm văn phòng vượt quá khả năng chi trả

Vấn đề thứ hai các công ty thường mắc phải khi thuê văn phòng mới là chi phí thuê vượt quá khả năng chi trả của doanh nghiệp. Mắc lỗi này nguyên nhân xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp, do dự toán thiếu chính xác hoặc tình hình kinh doanh của doanh nghiệp có chiều hướng đi xuống.

Để sai lầm này không xảy ra, bạn cần:

- Lên dự toán về chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp dựa trên tình hình tài chính của công ty

- Đàm phán giá thuê văn phòng kỹ lưỡng hoặc tìm những văn phòng cho thuê nằm trong khả năng chi trả của doanh nghiệp. Trong trường hợp bạn muốn cắt giảm chi phí, có thể tìm đến những văn vòng cho thuê ở phân khúc thấp hơn.

3, Không tìm hiểu kỹ chủ đầu tư cho thuê văn phòng

Không tìm hiểu kỹ về chủ đầu tư cho thuê văn phòng là lỗi gặp phải ở rất nhiều doanh nghiệp. Điều này mang đến rủi ro trong quá trình thuê, thứ nhất là vấn đề pháp lý, thứ hai là chất lượng dịch vụ tại địa điểm làm việc.

Để đảm bảo tính minh bạch khi thuê văn phòng và tuân thủ pháp luật, hãy tìm một đơn vị đầu tư tòa nhà văn phòng cho thuê uy tín, chính chủ và có tình hình tài chính ổn định. Thay vì việc thuê nhanh, thuê rẻ, hãy thuê một văn phòng sau khi tìm hiểu đầy đủ thông tin về giá cả, diện tích và chủ đầu tư tại nơi cho thuê văn phòng.

4, Thuê văn phòng không tính đến việc tăng quy mô nhân sự

Nếu xác định thuê văn phòng lâu dài, hãy quan tâm đến quy mô nhân sự của hiện tại và tương lai để chọn một văn phòng cho thuê phù hợp. Đủ diện tích cho số nhân sự hiện tại và có khoảng trống dành cho lượng nhân sự gia tăng trong tương lai gần.

Không ít công ty phải chuyển văn phòng liên tục do không tín đến sự gia tăng quy mô nhân sự, điều này vừa ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên, vừa tiêu tốn chi phí của doanh nghiệp, lại mất công, mất sức của nhân viên. An cư rồi mới lạc nghiệp, nhiều khi chuyển văn phòng liên tục không phải là một phương án tối ưu.

5, Đánh giá sai về tòa nhà văn phòng cho thuê do thiếu thông tin

Sai lầm này mắc phải do việc tìm hiểu không kỹ lưỡng về nơi cho thuê văn phòng, hoặc do bên chủ đầu tư, đơn vị tư vấn cung cấp thiếu thông tin cho doanh nghiệp bạn. Việc đánh giá sai về tòa nhà cho thuê khiến bạn đưa ra những quyết định sai lầm, có thể có 2 chiều hướng tốt hoặc xấu. Ở trường hợp thứ 2, bạn có thể gặp phải những rủi ro sau:

- Phải chịu thêm những chi phí phát sinh khi thuê văn phòng

- Thuê phải văn phòng xuống cấp hoặc dịch vụ tòa nhà kém chất lượng

- Văn phòng không minh bạch về giấy tờ, pháp lý

- Văn phòng không có đủ dịch vụ như hợp đồng cung cấp...

Chính vì vậy, hãy tìm hiểu đầy đủ những thông tin cần thiết để có đánh giá chính xác nhất về tòa nhà văn phòng cho thuê, từ đó quyết định xem có nên thuê văn phòng này hay không, thời gian dài hay ngắn, với giá cả bao nhiêu là phù hợp.

6, Bỏ qua vấn đề phong thủy khi thuê văn phòng

Phong thủy văn phòng là yếu tố khá quan trọng được chủ doanh nghiệp quan tâm. Cũng như nhà ở, văn phòng cần "nhất vị nhì hướng". Nếu bỏ qua vấn đề phong thủy khi thuê văn phòng, rất có thể trong quá trình thuê công ty của bạn sẽ gặp những trắc trở trong kinh doanh.

Bởi vậy, hãy xét thêm yếu tố về phong thủy khi tìm thuê văn phòng, cụ thể với những tiêu chí là:

- Vị trí

- Hướng

- Diện tích văn phòng có đủ rộng, không gian có thông thoáng hay không

- Tránh những văn phòng, những tòa nhà ở nơi có âm khí nặng hoặc văn phòng bị không vuông vắn, bị hẹp, khuyết ở phần diện tích phía sau...

7, Vội vàng trong quá trình đàm phán giá thuê và hợp đồng

Vội vàng trong qua trình đàm phán giá thuê văn phòng có thể khiến giá thuê văn phòng bạn phải chi trả ở mức trên trời. Bạn có thể thuê được giá rẻ hơn nếu đàm phán kỹ lưỡng hoặc khi nhận được sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp.

Cùng với đó, đừng vội vàng trong quá trình làm hợp đồng cho thuê mà hãy đảm bảo đọc lỹ những điều khoản cho thuê,phương thức thanh toán cũng như trách nhiệm của mỗi bên thuê và cho thuê văn phòng. Điều này để đảm bảo lợi ích của cả đôi bên, cũng như giúp doanh nghiệp bạn không mắc phải bẫy của những đơn vị cho thuê.

8, Không thiết kế văn phòng trước khi chuyển tới

Tùy thuộc vào tình hình tài chính của công ty mà bạn quyết định có thuê đơn vị thiết kế văn phòng hay không. Tuy nhiên, dù thuê hay không thuê đơn vị thiết kế, hãy đảm bảo rằng bạn đã thiết kế nội thất văn phòng trước khi chuyển tới bởi những lý do sau:

- Bố trí không gian các phòng làm việc hợp lý

- Sắp xếp đủ số nhân sự của từng phòng

- Tránh việc thiếu diện tích đặt bàn làm việc hay nội thất văn phòng khác

- Có một không gian làm việc đẹp mắt, thông thoáng, mang lại cảm giác làm việc thoải mái cho đồng nghiệp trong công ty

9, Quá quan tâm đến giá mà bỏ qua những lợi ích có thể nhận được

Giá là một trong những yếu tố tiên quyết để lựa chọn văn phòng cho thuê. Thế nhưng, đừng quá cứng nhắc khi mọi việc đều chăm chăm vào giá cho thuê mà bỏ qua những lợi ích công ty bạn có thể nhận được. Nếu giá thuê văn phòng cao hơn mức bạn dự tính nhưng nằm trong khả năng chi trả của doanh nghiệp, điều kiện vật chất, tiện ích của văn phòng cho thuê lại vượt mức mong đợi thì đây là điều đáng cân nhắc để thuê một nơi làm việc mới. Biết đâu rằng, đây lại là nơi phù hợp, giúp doanh nghiệp của bạn lên như diều gặp gió?

Hãy đặt chi phí với mối tương quan của những lợi ích nhận được, từ đó ra quyết định có thuê văn phòng hay không thay vì thấy chi phí cao hơn dự tính một chút liền loại bỏ.

Và nếu bạn cần sự hộ trợ hãy liên hệ với Sunoffice, các chuyên gia tư vấn với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng sẽ hộ trợ bạn hoàn toàn miễn phí.