Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bạn đã hiểu thế nào là văn phòng đại diện? Bài viết trước Sun Office đã cung cấp những thông tin chi tiết về văn phòng đại diện và chi nhánh công ty. Sau đây sẽ là hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện giúp bạn hiểu rõ quy trình và những giấy tờ cần chuẩn bị để mở văn phòng đại diện cho công ty.

Những giấy tờ cần chuẩn bị để mở văn phòng đại diện

Dưới đây là những gợi ý của SunOffice để doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện mẫu năm 2021, những giấy tờ hợp lệ và cần thiết gồm có:

1. Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
2. Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn).
3. Quyết định thành lập văn phòng đại diện.
4. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty.
5. 01 bản công chứng CMND/Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.
6. Bản sao có công chứng Giấy Chứng nhận ĐKKD/Giấy Chứng nhận ĐKDN của công ty mẹ.
7. Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người đi nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện.
8. 01 bản công chứng CMND/Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Một số lưu ý trong quá trình chuẩn bị hồ sở mở văn phòng đại diện:

Vì trong hồ sơ cần các thông tin về địa chỉ văn phọng đại diện, số điện thoại, người đứng đầu văn phòng hay tên VPĐD, vị vậy bạn cần đảm bảo địa chỉ đặt văn phòng đã được xác định đúng, đã có đầy đủ thông tin về SĐT và những thông tin liên quan khác kể trên

Văn phòng đại diện cũng cần mã số thuế, tuy không phát sinh thủ tục với các cơ quan thuế. Địa chỉ của văn phòng đại diện không được đăng ký là nhà tập thể hay nhà chung cư, căn hộ.

Lập kế hoạch mở văn phòng đại diện

Để mở một chi nhánh văn phòng đại diện tại nhiều địa điểm khác nhau, trong nước hay ngoài nước, việc lập kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp của bạn xác định được đúng mục đích, cơ cấu, chức năng nhiệm vụ và tối ưu lợi nhuận.

Căn cứ vào mục đích, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đại diện nhằm thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc; hay thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới... mà bạn cần lên kế hoạch cụ thể các đầu mục như:

• Vị trí văn phòng mới.
• Diện tích, ngân sách, quy mô nhân sự.
• Thời gian mở văn phòng mới.
• Định hướng phát triển và quy hoạch văn phòng.
• Mục đích, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đại diện.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

Quy trình thực hiện thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh năm 2021 gồm có:

• Thẩm quyền thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện: Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự kiến đặt văn phòng đại diện, mà không phải Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính như khi thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh với công ty mẹ;
• Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh có thẩm quyền, hoặc nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;
• Riêng đối với doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;
• Đối với văn phòng đại diện được đặt tại nước ngoài: trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký, kèm theo bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện để bổ sung thông tin về  văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Phí thành lập văn phòng đại diện

• Lệ phí khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện trực tiếp là 100.000 VNĐ
• Sau khi nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận, họ sẽ kiểm tra hồ sơ xem có đầy đủ giấy tờ theo quy định hay không? nếu đã đầy đủ, họ sẽ tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp

Đối với đăng ký trực tuyến, bạn thực hiện tải và điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện

Về Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, hiện nay chưa có mẫu quy định cụ thể về văn bản này, nhưng khi soạn thảo mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện cần có các nội dung:

• Quốc hiệu tiêu ngữ: Đây là phần không thể thiếu trong quyết định;
• Ngày, tháng, năm ban hành quyết định;
• Tên quyết định và nội dung của quyết định.
• Nội dung quyết định gồm các thông tin: Tên văn phòng đại diện; địa chỉ văn phòng đại diện; ngành, nghề đăng ký hoạt động; họ tên người đứng đầu văn phòng đại diện;…
• Người ra quyết định ký tên.

Dưới đây là một Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện năm 2021 bạn có thể tham khảo:

Mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Mẫu hồ sơ thông báo thành lập văn phòng đại diện năm 2021 cần có các thông tin cơ bản như sau:

• Mã số doanh nghiệp;
• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp;
• Tên của văn phòng đại diện dự định thành lập;
• Thông tin về địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện;
• Nội dung và phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;
• Thông tin đăng ký thuế;
• Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện như họ và tên, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Các nội dung liên quan khác.

Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Đối với hồ sơ hợp lệ sẽ được phê duyệt sau khoảng 3 ngày làm việc. Khi đó, doanh nghiệp sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện với nộp hồ sơ bằng bản giấy. Nếu nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, người đại diện doanh nghiệp phải mang hồ sơ bản cứng đến văn phòng đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận.

Kết quả khách hàng nhận được khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
• Hồ sơ nội bộ để lưu tại văn phòng đại diện;
• Dấu của Văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu khắc con dấu);
• Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.

Trong tường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, doanh nghiệp bạn sẽ được nhận thông báo để bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.

Khi nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD, doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài là 1.000.000đ/năm/văn phòng đại diện. Trên đây là một số thông tin về thủ tục thành lập văn phòng đại diện, Quý khách hàng cần tư vấn về dịch vụ văn phòng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo:

• Website: https://timvanphonghanoi.com/
• Hotline: 0922999777