Những loại chi phí khi thuê văn phòng bạn cần biết

Chi phí thuê văn phòng có đơn thuần chỉ là chi phí chi trả cho chủ đầu tư hàng tháng? Có những loại chi phí phát sinh nào trong quá trình thuê văn phòng? Bài viết này Sun Office sẽ cùng bạn tìm hiểu vè những loại chi phí khi thuê văn phòng bạn cần biết để hạch toán kế toán thật chính xác. 

1, Chi phí cố định khi thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp thường phải chi trả các chi phí liên quan bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi, hay còn gọi là chi phí phát sinh theo thực tế sử dụng.

Khoản chi phí thuê văn phòng cố định là chi phí không thay đổi trong suốt quá trình công ty bạn thuê theo thời gian trong hợp đồng thỏa thuận. Chi phí cố định này bao gồm:
- Tiền thuê văn phòng. Chẳng hạn theo hợp động thuê 3 năm, giá thue văn phòng X là 25$/m2 thì đây là giá thuê cố định trong suốt thời gian hợp đồng có hiệu lực.
- Phí dịch vụ, hay còn gọi là phí quản lý: Là tất cả khoản chi phí bạn phải chi trả trong quá trình sử dụng các dịch vụ, tiện ích mà tòa nhà văn phòng cung cấp. Phí quản lý này bao gồm các dịch vụ: an ninh, lễ tân, vệ sinh, nước trong khu vực WC, hệ thống chiếu sáng và điều hòa ở khu vực sảnh công cộng, phí vận hành và bảo trì thang máy, chăm sóc cảnh quan hay một số khoản phí dịch vụ khác.
- Thuế giá trị gia tăng (thuế VAT)

2, Chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng khi thuê văn phòng

Các khoản chi phí biến đổi là những khoản chi phí phát sinh hàng tháng theo thực tế doanh nghiệp bạn sử dụng, bao gồm các chi phí về điện nước, chi phí đỗ xe cho nhân viên.

Lưu ý với phí sử dụng điện, các tòa nhà văn phòng cho thuê hạng C đa số tính riêng tiền điện điều hòa và tiền điện tiêu thụ trong văn phòng. Với văn phòng hạng A và một số văn phòng hạng B thì tiền điện điều hòa sẽ được tính gộp vào chi phí dịch vụ. Nếu tính riêng, phí điều hòa thường có phí từ 1-1,5$/m2/tháng. Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng bao gồm tất cả lượng điện tiêu thụ nằm trong diện tích thuê văn phòng của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như điện chiếu sáng, máy tính và các thiết bị sử dụng điện khác.

- Tiền nước hàng tháng: không phải tất cả văn phòng cho thuê đều tính riêng phí sử dụng nước. Một số sẽ gộp vào phí dịch vụ của tòa nhà, một số khác tính theo thực tế sử dụng nước hàng tháng, đặc biệt là những công ty thuê chung cư làm văn phòng, hoặc thuê nhà riêng làm văn phòng.

- Phí đỗ ô tô xe máy cho nhân viên: phí này được tính theo số lượng xe máy, ô tô của nhân viên. Các tòa nhà văn phòng cho thuê tại Hà Nội đa số sẽ miễn phí cho 1 số slot để xe, số xe phát sinh sẽ tính phí từ 80.000 - 300.000đ/xe máy/tháng và từ 500.000 - 2.000.000đ/ô tô/tháng tùy vào văn phòng là hạng A, B hay C, văn phòng cho thuê ở khu vực nào.

3, Những chi phí văn phòng chỉ phải trả một lần trong suốt thời gian thuê

Đây là loại chi phí doanh nghiệp chỉ cần trả một lần duy nhất trong quá trình thuê văn phòng của chủ đầu tư. Bất kể là văn phòng hạng A, B, C hay văn phòng cao cấp, văn phòng giá rẻ, trừ văn phòng ảo.

Loại phí này thường có 2 khoản, bao gồm:
- Chi phí hoàn trả mặt bằng khi hết thời gian thuê và không tiếp tục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng.
- Chi phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất trước khi chuyển đến. Là phí dịch vụ khi doanh nghiệp bạn thuê người đến thi công nội thất văn phòng, tuy tiền thuê được miễn những các chủ đầu tư sẽ đều tính phí dịch vụ như tiền điện, nước,.... Chi phí này giao độn từ 1 đến 5 usd/m2/tháng tùy vào văn phòng cho thuê là hạng A hay B, C.

4, Chi phí phát sinh bất thường khác

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có những khoản chi phí phát sinh bất thường, và phí thuê văn phòng cũng vậy. Bạn không chỉ phải trả chi phí cố định, chi phí điện nước mà còn phải trả những chi phí bất thường khi thuê văn phòng của chủ đầu tư.

Vậy chi phí bất thường này thường gồm những chi phí gì? Phát sinh do đâu?

- Phí làm ngoài giờ: đồng nghĩa với việc bạn phải cho tòa nhà hay chủ đầu tư phí dịch vụ ngoài giờ như tiền điều hòa hệ thống, phí điện chiếu sáng khu vực hành lang, phí nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành, nhân viên bảo vệ, thang máy....
- Cách tính phí làm ngoài giờ tại các văn phòng ở Hà Nội chủ yếu là tính theo văn phòng. Chẳng hạn tòa nhà tính 15usd/văn phòng/giờ tăng ca.. Hoặc một cách khác cũng rất hay được áp dụng là theo diện tích thuê, chẳng hạn là 0.02usd/m2/giờ tăng ca, như vậy văn phòng rộng 500m2 sẽ tính phí 10usd/giờ

Đa số các tòa văn phòng cho thuê đều tính phí  làm ngoài giờ cao hơn hẳn so với giờ làm việc hành chính. Chính vì thế, nhiều công ty không khuyến khích nhân viên làm ngoài giờ để giảm chi phí thuê văn phòng, cũng giảm chi phí tính lương cho nhân viên. Với những công ty có tính chất công việc bận rộn, thường xuyên phải tăng ca thì nên tìm văn phòng cho thuê với mức chi phí hợp lý và thương lượng với chủ đầu tư mức phí này ngay từ khi ký kết hợp đồng.

5, Một số lưu ý về chi phí thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng hạng A, B hay C hoặc thuê nhà làm văn phòng, bạn cần hiểu rõ những thủ tục pháp lý liên quan. Tìm hiểu kỹ và nắm rõ những khoản chi phí phải trả, những chi phí phát sinh và điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Đặc biệt, bạn cần lưu ý những vấn đề sau khi thuê văn phòng tại Hà Nội, Hồ Chí Minh hay các tỉnh thành khác:
- Việc điều chỉnh giá thuê văn phòng: Đa số các công ty khi kí hợp đồng thường ký theo năm. Với những hợp đồng được ký dưới 3 năm, tiền thuê văn phòng trong 3 năm thường không có sự thay đổi, hoặc nếu thay đổi thường có biến động nhỏ. Với các công ty thuê văn phòng dài hạn, phí thuê có thể được điều chỉnh qua các năm, thường cứ sau 2 năm sẽ xem xét và điều chỉnh tăng hoặc giảm giá thuê theo tình hình chung của thị trường (hầu như có xu hướng tăng).
- Xác định rõ diện tích thuê văn phòng phải trả tiền: Diện tích thuê văn phòng chuyên nghiệp thường được đo theo 3 cách là đo thông thủ, trong lòng văn phòng, hay đo theo tim tường và vách báo quanh văn phòng. Cách thứ ba là đo theo mép ngoài cửa của tường và vách bao quanh văn phòng. Diện tích thuê phải trả tiền chính là diện tích thực tế doanh nghiệp sử dụng. Nếu là thuê nhà riêng hoặc chung cư, diện tích này được thuê trọn gói theo toàn bộ tòa nhà hoặc số tầng thuê thực tế.
- Thống nhất rõ điều khoản thanh toán với chủ đầu tư về phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và những ảnh hưởng của việc điều chỉnh ty giá đến mỗi lần thanh toán.

Trên đây là những loại chi phí khi thuê văn phòng bạn cần biết để có thể nắm rõ mọi khoản phát sinh trong quá trình tìm kiếm văn phòng cho thuê đến khi thuê được mặt bằng ưng ý. Nếu vẫn còn băn khoăn về chi phí thuê văn phòng, hoặc đang tìm kiếm một văn phòng chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Sun Office để được tư vấn trực tiếp miễn phí tốt nhất.