Tin học văn phòng là gì? Chia sẻ tài liệu tin học văn phòng cơ bản

Để tìm được công việc ưng ý hay vươn xa hơn trong sự nghiệp, thậm chí tự mình quản lý doanh nghiệp thì các kỹ năng tin học văn phòng là điều cốt yếu nhất mà dân văn phòng cần nắm được. Vậy cái gọi là “kỹ năng văn phòng” ở đây được hiểu như thế nào? Chứng chỉ tin học văn phòng là gì? Những kỹ năng văn phòng nào mà dân văn phòng cần biết? Tất tần tật những vấn đề này sẽ được Timvanphonghanoi.com giải đáp ngay trong khuôn khổ bài viết dưới đây. Mời quý độc giả tham khảo!

Tin học văn phòng là gì?

Tin học văn phòng là một khái niệm thuộc về ngành công nghệ thông tin (Nguồn: Internet)

Tin học văn phòng là một khái niệm thuộc về ngành công nghệ thông tin. Tuy nhiên tin học văn phòng mang tính phổ cập hơn vì được sử dụng rộng rãi trong môi trường công sở. 

Nói đến tin học văn phòng là người ta liên tưởng ngay đến tập hợp các thao tác dùng khi soạn thảo văn bản, bảng tính hay trình chiếu. Đi kèm theo khái niệm tin học văn phòng luôn có những công cụ hỗ trợ như: laptop, máy tính bàn PC, máy tính bảng và cả điện thoại thông minh. Cùng với việc dân văn phòng phải thành thạo các kỹ năng làm việc trên: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Powerpoint, Email, Gmail, Google Drive, Google Doc,....

Những thiết bị máy móc kể trên kết hợp với thao tác, kỹ năng văn phòng hỗ trợ đắc lực cho dân văn phòng trong việc xử lý nhanh các công việc hành chính văn phòng như: quản lý các loại sổ sách, tài liệu, hồ sơ, soạn thảo văn bản, hợp đồng, giấy tờ hành chính khác, thiết lập mối quan hệ với đối tác,...Có thể nói tin học văn phòng ra đời đã góp phần khiến doanh nghiệp hoạt động ổn định nhờ việc giải quyết trơn tru mọi công việc hành chính văn phòng.

Sự cần thiết và quan trọng của tin học văn phòng tính đến thời điểm này là việc không ai có thể phủ nhận được. Minh chứng cho khẳng định này đó là ngày nay không phải chỉ những công việc hành chính nhân sự mới cần đến các kỹ năng tin học văn phòng mà tất cả các ứng viên muốn tìm kiếm công việc ưng ý kỹ năng tin học văn phòng là điều cốt yếu. Thậm chí ngay khi còn đi học nhà trường cũng có môn tin học và yêu cầu học sinh phải học và thực hành các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản. Hay kể cả là làm việc cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nhân viên cũng cần có kỹ năng tin học văn phòng cơ bản. 

Có thể nói hiện nay chắc chỉ còn các công việc lao động chân tay vất vả thì người lao động mới không cần đến các kỹ năng tin học văn phòng. Ngay cả khi thời đại 4.0 cực kỳ phát triển như hiện nay thì cũng chỉ có khả năng thay thế các công cụ hỗ trợ cho tin học văn phòng chứ không thể thay đổi các kỹ năng trong tin học văn phòng thành một thứ khác. 

Có thể thay đổi mọi thứ nhưng không thể thay đổi tin học văn phòng (Nguồn: Internet)

Tức là những chiếc máy tính bàn cồng kềnh, màn hình cong, hệ điều hành thấp được thay thế thành những chiếc laptop cá nhân hiện đại hay những chiếc PC có màn hình phẳng LCD, hệ điều hành cao hơn nhưng các kỹ năng tin học văn phòng vẫn luôn còn đó. Bởi tin học văn phòng chính là huyết mạch quyết định sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay. 

Tuy nhiên để được nhận vào làm việc thì bạn không thể nói suông rằng “tôi có đầy đủ kỹ năng tin học văn phòng” mà nhiều đơn vị tuyển dụng hiện nay yêu cầu ứng viên phải cung cấp được chứng chỉ tin học văn phòng để đảm bảo. Vậy chứng chỉ tin học văn phòng là gì?

Chứng chỉ tin học văn phòng là gì?

Chứng chỉ tin học văn phòng để xác nhận khả năng, trình độ sử dụng tin học của một người (Nguồn: Internet)

Chứng chỉ tin học văn phòng do hệ thống giáo dục cấp để xác nhận khả năng, trình độ sử dụng tin học theo chuẩn kỹ năng của ngành công nghệ thông tin. Đối với dân văn phòng thì đây là một chứng chỉ quan trọng và cần thiết phải có. Hiện nay có 2 loại chứng chỉ văn phòng cơ bản là chứng chỉ MOS và chứng chỉ IC3.

MOS là chữ viết tắt của cụm từ Microsoft Office Specialist và là chứng chỉ chứng nhận kỹ năng văn phòng do Microsoft cấp trực tiếp. Để được cấp chứng chỉ MOS dân văn phòng phải trải qua rất nhiều bài thi đánh giá năng lực sử dụng kỹ năng tin học văn phòng. Và mỗi năm có đến hơn 1 triệu bài thi được tổ chức để dân phòng thử sức. Chứng chỉ MOS có các cấp độ phổ biến là: Specialist, Expert và Master.

Do vậy, nếu được cấp chứng chỉ MOS người lao động không chỉ sử dụng được ở Việt Nam mà đi bất cứ nước nào trên thế giới chứng chỉ này đếu có giá trị sử dụng và nhận được đánh giá rất tốt. Từ đó cơ hội việc làm cũng nhiều mà khả năng thăng chức nhanh trong công việc là điều đương nhiên. 

Trong khi đó chứng chỉ IC3 là chữ viết tắt của cụm từ Digital Literacy Certification. Đây là một dạng chứng nhận kỹ năng sử dụng internet và máy tính được Tổ chức tin học thế giới Certiport của Hoa Kỳ cấp. Chứng nhận IC3 phản ánh đầy đủ nhất các kỹ năng cơ bản cần thiết để thành công trong mọi lĩnh vực từ việc học tập đến tìm kiếm việc làm thậm chí là công việc xã hội. Chứng nhận IC3 hiện nay chia thành 2 loại là chứng chỉ IC3 GS3 và chứng chỉ IC3 GS4. Và chứng nhận quốc tế IC3 có giá trị sử dụng mãi mãi.
Vậy nếu không được cấp một trong hai loại chứng chỉ kỹ năng tin học là MOS hoặc IC3 thì dân văn phòng phải nắm được kỹ năng tin học văn phòng nào?

Kỹ năng tin học văn phòng cần biết

Kỹ năng văn phòng cơ bản mà mỗi nhân viên văn phòng đều cần nắm được đó là:

Kỹ năng làm việc trên Microsoft Word - Soạn thảo văn bản

Microsoft Word là công cụ dùng để soạn thảo văn bản thương mại (Nguồn: Internet)

Microsoft Word được thiết kế bởi Microsoft là một trình xử lý văn bản thương mại. Theo đó, đây là công cụ dùng để soạn thảo văn bản cho phép người sử dụng tạo lập, chỉnh sửa văn bản với các hiệu ứng về màu sắc, font chữ, hình ảnh,...ngay trên văn bản đó. Để làm việc được với Word dân văn phòng cần có những kỹ năng sau:

• Nhập thông tin dữ liệu, định dạng đoạn văn bản, văn bản;
• Chèn bảng và định dạng bảng bao gồm: Numbering, bullet, tab, khoảng cách, căn đoạn,...
• Chèn hình ảnh, tạo sơ đồ, vẽ hình khối,...
• Chèn ký tự vào văn bản;
• Thiết lập in văn bản khi cần thiết;
• Trộn văn bản và bảo mật file;

Kỹ năng làm việc với Microsoft Excel - Tạo bảng tính

Kỹ năng làm việc với Microsoft Excel - Tạo bảng tính (Nguồn: Internet)

Microsoft và Mac OS là 2 đơn vị chịu trách nhiệm sản xuất và phân phối ứng dụng bảng tính thương mại Excel. Các tính năng của Excel là để tính toán cơ bản, sử dụng các công cụ đồ họa, tạo bảng trụ,...Cũng giống như các ứng dụng bảng tính khác, Excel là một tập hợp các ô theo chiều dọc và ngang dùng để sắp xếp và nhập dữ liệu. 

Người dùng có thể điều chỉnh để hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ. biểu đồ đường,...Bên cạnh đó, sử dụng Microsoft Excel người dùng còn có thể sắp xếp dữ liệu để xem các yếu tố khác nhau giữa nhiều bảng tính khác nhau. Hơn thế nữa Microsoft Excel còn cho phép người sử dụng tạo ra nhiều phương thức số phức tạp khác nhau. 

Các kỹ năng văn phòng cần có khi làm việc với Excel như:

• Tạo lập và định dạng dữ liệu trong bảng tính;
• Sử dụng được các hàm tính trong Excel;
• Định dạng bảng tính tự động;
• Sử dụng được công cụ lọc dữ liệu;
• Vẽ biểu đồ;
• Tạo link liên kết;
• Thiết lập chế độ in và lưu bảo mật bảng tính;

Kỹ năng trình chiếu với Microsoft Powerpoint

Microsoft Powerpoint là ứng dụng dùng để soạn thảo và trình chiếu trong việc thuyết trình (Nguồn: Internet)

Microsoft Powerpoint là ứng dụng dùng để soạn thảo và trình chiếu trong việc thuyết trình các tài liệu. Các kỹ năng cần có khi làm việc với Microsoft Powerpoint là:

• Tạo hình khối, chỉnh sửa dữ liệu, tạo biểu đồ trong Powerpoint;
• Tạo link liên kết;
• Thiết kế và sử dụng các phương thức trình chiếu;
• Thiết lập hiệu ứng trình chiếu;
• Sử dụng các định dạng trong Slide Master;
• Lưu bảo mật file; 
• Trình chiếu file;
• Xuất file;

Bên cạnh 3 kỹ năng cơ bản trong tin học văn phòng kể trên thì còn rất nhiều các kỹ năng khác dùng trong nhiều lĩnh vực/công việc văn phòng khác. Việc nắm được các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản là cách để dân văn phòng xử lý nhanh và hiệu quả các công việc văn phòng thông thường. 

Và nếu bạn vẫn chưa thực sự tường tận các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản thì Timvanphong.com.vn cung cấp một số tài liệu tin học văn phòng cơ bản để bạn học tập.

Tài liệu tin học văn phòng cơ bản

Để hỗ trợ cho quý độc giả học tập các kỹ năng tin học căn bản, Timvanphong.com.vn chia sẻ bộ tài liệu tin học văn phòng cơ bản nhất, bao gồm:

Tin học căn bản, mời xem tại đây: https://officespace.vn/wp-content/uploads/2020/08/tincanban2.pdf 

Giáo trình Microsoft Word 2007: https://officespace.vn/wp-content/uploads/2020/08/giao_trinh_microsoft_word_2007.pdf 

Thao tác cơ bản trong Excel: https://officespace.vn/wp-content/uploads/2020/08/excel.pdf

Làm việc với Microsoft Powerpoint: https://officespace.vn/wp-content/uploads/2020/08/Powerpoint.pdf 

Cuối cùng, quý độc giả muốn tư vấn tìm văn phòng nhanh, giá tốt mời liên hệ theo số hotline hiển thị trên web: Timvanphonghanoi.com để được hỗ trợ kịp thời. Trân trọng!