Văn phòng ảo là gì? Giá thuê bao nhiêu là hợp lý?

Văn phòng ảo là một trong những dịch vụ thuê văn phòng được nhiều doanh nghiệp quan tâm & sử dụng. Tuy nhiên, nhiều người khi mới biết đến văn phòng ảo lại băn khoăn mô hình dịch vụ cho thuê này có hợp pháp hay không?

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp tất tần tật thông tin về văn phòng ảo mà bạn cần biết để có quyết định chính xác “Nên hay không nên thuê văn phòng ảo?”.

Văn phòng ảo nghĩa là gì?

Văn phòng ảo tiếng anh là Virtual Office, là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện hoặc địa chỉ kinh doanh nhưng mọi thông tin giao dịch được chuyển hướng về trụ sở chính. Doanh nghiệp thuê dịch vụ văn phòng ảo được sử dụng đầy đủ tiện ích như một văn phòng thực tế, bao gồm dịch vụ lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách, biển hiệu công ty & kết toán báo cáo thuế.

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Nhiều doanh nghiệp khi có nhu cầu thuê văn phòng đều quan tâm Văn phòng ảo có hợp pháp không? Dựa vào căn cứ nào để biết rằng mình thuê văn phòng ảo không vi phạm pháp luật?

Những căn cứ để khẳng định “Văn phòng ảo là hợp pháp” bao gồm:

Theo luật doanh nghiệp:

“Doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)” - Trích Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định.

Luật Doanh nghiệp không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có hoạt động tại trụ sở đã đăng ký hay không trong thực tế. Do vậy, doanh nghiệp được phép đăng ký văn phòng ảo làm trụ sở hoạt động.

Theo Viện nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương, viện trưởng Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương đề cập:

“Việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại. Dù văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được. Không nhất thiết phải bổ sung quy định mới cho mô hình văn phòng ảo có hợp pháp không. Thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh ở “văn phòng ảo”… Đồng thời luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu. Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường.”

Như vậy, Thuê văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp, không vi phạm pháp luật.

Có nên  thuê văn phòng ảo hay không?

Nên thuê văn phòng ảo hay không là thắc mắc của khá nhiều chủ doanh nghiệp khi mới bước đầu đặt chân vào sự nghiệp kinh doanh. Để trả lời cho câu hỏi này, hãy điểm qua những lợi ích mà văn phòng ảo đem lại cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: giảm thiểu các khoản phí đầu tư thiết bị văn phòng, dịch vụ văn phòng và khoản phí thuê văn phòng kếch xù nếu muốn thuê địa chỉ kinh doanh ở một nơi trung tâm
• Văn phòng ảo đáp ứng đầy đủ tiêu chí của một văn phòng chuyên nghiệp: có thể làm địa điểm giao dịch hoặc trụ sở kinh doanh, đầy đủ trang thiết bị văn phòng, dịch vụ lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách, được đặt biển hiệu công ty…
• Giải quyết vấn đề liên hệ cho doanh nghiệp: Có địa chỉ, số điện thoại, số fax,…rõ ràng. Địa chỉ giao dịch kinh doanh ở các quận trung tâm, phát triển thuận lợi cho giao dịch

Giá thuê văn phòng ảo hiện nay là bao nhiêu?

Giá thuê văn phòng ảo là mối quan tâm thứ 3 mà người có ý định thuê loại hình dịch vụ này chú trọng đến. Thông thường, giá thuê văn phòng ảo phụ thuộc vào vị trí đặt văn phòng ảo, các tiện ích mà đơn vị cung cấp văn phòng ảo cung cấp. Ngoài ra, mức giá cũng có sự dao động phụ thuộc vào nhu cầu của thị trường mà biến động ít nhiều.

Trong năm 2021, doanh nghiệp quan tâm đến dịch vụ thuê văn phòng ảo được dự đoán có xu hướng tăng do là năm phục hồi kinh tế từ ảnh hưởng của dịch Covid 19. Không ít chủ doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức này để tiết kiệm chi phí, tập trung ngân sách cho việc phát triển kinh doanh. Do nhu cầu biến động, giá thuê văn phòng ảo có thể tăng nhẹ tùy vào từng thời điểm. Mức giá phổ biến hiện nay là 400.000đ - 600.000đ/tháng.

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo

Để thuê được văn phòng ảo giá rẻ, dịch vụ tốt, bạn cần lưu ý một số thông tin về cách thức thuê văn phòng ảo như sau:

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo nghĩa là việc bạn thuê một văn phòng để sử dụng làm địa chỉ kinh doanh hay nơi giao dịch với đối tác/văn phòng đại diện, nhưng thực tế diện tích sử dụng là 0m2.

Văn phòng ảo thường tính phí sử dụng theo tháng. Ngoài phí thuê văn phòng ảo, một số đơn vị cung cấp dịch vụ thuê văn phòng ảo có thể tính thêm phụ phí như phí gửi xe,... Nhưng hầu hết sẽ được cộng gộp vào mức giá thuê. Các đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín thường;

• Cung cấp nhiều phân khúc, nhiều gói thuê văn phòng ảo để đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp
• Am hiểu về thị trường văn phòng ảo

Thuê văn phòng ảo Hà Nội

Thị trường thuê văn phòng ảo tại Hà Nội khá sôi động, mức phí thuê dao động từ khoảng 600.000đ/tháng. Tại Hà Nội, bạn có thể thuê văn phòng ảo tại nhiều địa chỉ, tòa nhà văn phòng thuộc các tuyến phố, quận trung tâm để dễ dàng giao dịch, vị trí đặt địa điểm kinh doanh tin cậy.

Một số đơn vị cung cấp dịch vụ thuê văn phòng ảo uy tín tại Hà Nội bao gồm:

• Sun Office
• Hanoi Office
• Udic Land
• Vina Office…

Mỗi đơn vị cung cấp kể trên có điểm mạnh trong dịch vụ của mình. Chẳng hạn, Sun Office cung cấp nhiều phân khúc thuê văn phòng ảo từ giá rẻ đến cao cấp, đội ngũ tư vấn am hiểu về thị trường, pháp lý liên quan đến văn phòng ảo nên có thể hỗ trợ được doanh nghiệp rất nhiều trong việc thuê địa chỉ kinh doanh hay mở văn phòng đại diện khi thuê văn phòng ảo.

Thuê văn phòng ảo TP. HCM

Văn phòng ảo tại TP. HCM khá đa dạng, mức giá thuê từ 400.000đ/tháng với nhiều phân khúc, địa điểm kinh doanh & dịch vụ, tiện ích theo hạng văn phòng cho thuê.

Một số quận tập trung nhiều văn phòng ảo như Phú Nhuận, Quận 1, Quận 2, …

Các công ty cho thuê dịch vụ văn phòng ảo uy tín tại TP. HCM có thể kể đến như:

• Sun Office
• Regus
• Công ty Đồng Hành Xanh
• Sen Office
• Go Office...

Những chú ý khi thuê văn phòng ảo tại TP.HCM:

• Cần tìm hiểu về đơn vị cho thuê văn phòng ảo, địa chỉ văn phòng ảo cần rõ ràng, có cơ sở, dịch vụ văn phòng đầy đủ
• Thống nhất về mức giá thuê, thỏa thuận cho thuê, thời gian & pháp nhân đại diện rõ ràng trên hợp đồng thuê VP ảo

Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo

Nếu bạn đang tìm kiếm một văn phòng ảo uy tín, thuận tiện cho việc giao dịch & đăng ký địa chỉ kinh doanh tại khu vực trung tâm, Sun Office cung cấp sẵn mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo, tư vấn tận tình về dịch vụ văn phòng ảo & danh sách văn phòng ảo đa dạng phù hợp với nhu cầu của quý doanh nghiệp.

Với mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo, bạn có thể để lại email để Sun Office gửi tặng bạn miễn phí vào hòm mail. Nếu bạn muốn soạn thảo mẫu hợp đồng riêng, hãy chú ý đến các điều khoản cần có trong hợp đồng thuê văn phòng ảo:

• Tên hợp đồng
• Thông tin chủ thể: bên cho thuê văn phòng & bên thuê văn phòng
• Nội dung hợp đồng gồm: ĐỐI TƯỢNG VÀ MỤC ĐÍCH CHO THUÊ,  THỜI GIAN THUÊ, GIÁ THUÊ & CÁC CHI PHÍ KHÁC, ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN, NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA CÁC BÊN, ĐIỀU KHOẢN CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG, VI PHẠM HỢP ĐỒNG - GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP, HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG
• PHỤ LỤC (NẾU CÓ)

Gọi điện cho chúng tôi hoặc để lại thông tin tại form dưới chân trang, đội ngũ Sun Office sẽ tư vấn miễn phí về dịch vụ thuê văn phòng ảo tại Hà Nội, Hồ Chí Minh & gửi miễn phí các tài liệu liên quan cho bạn.

• Website: https://timvanphonghanoi.com/