Văn phòng đại diện là gì? Thủ tục mở văn phòng đại diện 2021

Với mục tiêu mở rộng kinh doanh và xúc tiến giới thiệu sản phẩm tới khách hàng ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thường lựa chọn sử dụng văn phòng đại diện hợp pháp. Tuy nhiên vẫn còn nhiều cá nhân và công ty chưa hiểu nhiều về văn phòng đại diện là gì? và những thủ tục mở văn phòng đại diện ra sao?... Hãy cùng theo dõi bài viết này của Sun Office để hiểu rõ hơn nhé.

Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ vào khoản 2 điều 45 luật doanh nghiệp 2014, Văn phòng đại diện (VPĐD) là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Văn phòng đại diện là gì?

Rất nhiều trường hợp thường mắc sai lầm khi nghĩ chi nhánh và văn phòng đại diện là như nhau. Tuy nhiên hai loại hình văn phòng này lại khác nhau cả về chức năng lẫn nhiệm vụ.

Chức năng của văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện được các công ty, doanh nghiệp lập ra với những mục đích như sau:

• Là nơi thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc.
• Văn phòng đại diện là nơi cung cấp thông tin, giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường và những đối tác mới.

Ngoài những chức năng trên thì văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Văn phòng đại diện cũng không được tự do ký các hợp đồng riêng. Các hoạt động tài chính cũng như nghĩa vụ của văn phòng đại diện luôn được doanh nghiệp đứng ra chịu trách nhiệm. 

Doanh nghiệp nên cân nhắc việc mở văn phòng đại diện để tránh việc thực hiện kê khai thuế phức tạp. Những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ngành nghề dịch vụ như: du lịch, tư vấn, xây dựng thì việc mở văn phòng đại diện là một điều nên làm.

Khi khách hàng ký kết hợp đồng với văn phòng đại diện cũng cần hết sức lưu ý. Khi ký kết hợp đồng thì bên đối tác nên yêu cầu văn phòng đại diện xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện có mã số thuế không?

Theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 3 Thông tư 80/2012/TT-BTC: " Các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh  nghiệp có phát sinh nghĩa vụ thuế kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế;” Như vậy, văn phòng đại diện bắt buộc phải có mã số thuế.

Nghị định về văn phòng đại diện

Nghị định về văn phòng đại diện được sửa đổi mới nhất vào năm 2016. Nghị định được đặt tên là ”Quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam” Nghị định được ban hành dựa vào căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật Thương mại ngày 14 tháng 6 năm 2005. 

Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài?

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, ngày 04/10/2016 như sau: văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì vẫn thuộc đối tượng nộp thuế môn bài.

Trường hợp văn phòng đại diện của công ty chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, các công việc hành chính, không thực hiện hoạt động kinh doanh, không tiến hành hoạt động thu – chi tiền thì văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.
Trường hợp văn phòng đại diện của Công ty được ủy quyền thực hiện hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài theo quy định pháp luật.

Thủ tục mở văn phòng đại diện nói chung

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Để mở văn phòng đại diện tại Việt Nam thì doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ sau đây:

• Thông báo lập văn phòng đại diện.
• Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn thì cần có biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu đối với văn phòng đại diện.
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở 

Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hà Nội:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, thông báo về việc lập văn phòng đại diện tại Hà Nội.
• Bước 2: Người đại diện được công ty ủy quyền nộp hồ sơ theo quy định tại Phòng đăng ký kinh doanh trên địa bàn Hà Nội.
• Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh nơi bạn nộp hồ sơ tại Hà Nội sẽ chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

(Những giấy tờ cần thiết khi chuẩn bị hồ sơ tương tự như phần thủ tục mở văn phòng đại diện nói chung).

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh:

• Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại thành phố Hồ Chí Minh.
• Bước 2: Doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh trên địa bàn thành phố ( Từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút các buổi sáng từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần).
• Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Bước 4: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ hẹn bạn ngày và giờ nhận kết quả

(Những giấy tờ cần thiết khi chuẩn bị hồ sơ tương tự như phần thủ tục mở văn phòng đại diện nói chung).

Thủ tục mở văn phòng đại diện ở tỉnh khác:

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại những tỉnh khác sẽ tương tự như việc mở văn phòng đại diện tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Bạn cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tiến hành nộp hồ sơ theo như hướng dẫn ở những mục phía trên. Địa điểm nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh ở địa phương mà bạn thành lập văn phòng đại diện.

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài:

Dưới đây là những thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Bước 2: Nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp phải gửi thông báo về việc chính thức thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày làm việc. 

Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh. Hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài

Thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện:

Để chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.
• Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
• Danh sách chủ nợ cũng như số nợ chưa thanh toán. Trong đó bao gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư

Tổng kết

Trên đây là những thông tin cần thiết về văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Hy vọng các bạn đã hiểu rõ hơn về văn phòng đại diện, thủ tục để thành lập văn phòng đại diện... Cũng như những quy định về văn phòng đại diện bạn nên biết.