Văn phòng thông minh là gì? Kiến thức từ A-Z về Smart Office

Xu hướng kiếm tìm văn phòng thông minh ngày càng trở nên phổ biến khi khoa học, công nghệ 4.0 phát triển ngày càng mạnh mẽ. Văn phòng thông minh mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp từ không gian cho đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Vậy văn phòng thông minh là gì? Cùng Sun Office tìm hiểu bằng những nội dung chi tiết sau đây.

Văn phòng thông minh là gì?

Văn phòng thông minh có tên tiếng anh là Smart Office, là văn phòng làm việc kỹ thuật số, trong đó việc ứng dụng công nghệ tại nơi làm việc để biến môi trường vật lý trở nên thông minh hơn và thích nghi với quy trình làm việc của công ty.

Khái niệm văn phòng thông minh thực chất đã tồn tại từ lâu, nhưng mãi cho đến những năm gần đây, xu hướng chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ 4.0 vào cuộc sống thì văn phòng thông minh mới trở nên phổ biến hơn tại Việt Nam. Cùng với sự phát triển của công nghệ như Big data, Điện toán đám mây, Trí tuệ nhân tạo (AI)... thì những cái tên mới về tòa nhà văn phòng thông minh cũng xuất hiện và được trở thành hiện thực hóa.

Lợi ích của văn phòng thông minh

Giống như những thành phố thông minh chúng ta vẫn thường nghe thấy, thì Smart Office là một nơi làm việc, hay văn phòng công nghệ cao, ứng dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình làm việc và tối ưu hóa năng suất làm việc của con người. Giúp cho thời gian giải quyết của chúng ta nhanh hơn, hiệu suất được đẩy cao nhiều lần so với những gì chúng ta vẫn thường làm thủ công.

Văn phòng thông minh được thiết kế ngoài mục đích giảm sức người, tăng năng suất lao động thì còn được tạo ra nhằm mục đích tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Về chi phí đầu tư ban đầu, rõ ràng văn phòng thông minh tiêu tốn vốn đầu tư hơn, nhưng về lợi ích dài lâu, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều lợi ích hơn hẳn:

- Văn phòng thông minh giúp tiết kiệm năng lượng, giảm sự tiêu hao năng lượng của các thiết bị và tăng tuổi thọ của chúng

- Giúp ích trong việc quản trị hệ thống, quản trị cơ sở dữ liệu lớn

- Tự động hóa mọi quy trình, giúp doanh nghiệp tạo ra nhiều giá trị hơn

- Tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Xu hướng văn phòng thông minh

Chắc chắn rằng, cụm từ văn phòng thông minh sẽ là cái tên được nhiều nhân viên biết đến hơn chỉ trong 1 vài năm tới, khi mà ứng dụng công nghệ trở thành tất yếu trong cuộc sống của con người và hoạt động kinh doanh.

Văn phòng thông minh hay Smart Office được dự đoán sẽ phát triển theo xu hướng chuyển đổi số, không chỉ các thiết bị văn phòng, mà từ thiết kế tòa nhà, nội thất văn phòng cũng sẽ được ứng dụng công nghệ để tự động hóa. Trong đó, yếu tố quan trọng là cải thiện hiệu quả năng lượng, giúp nhân viên trong công ty có thể chủ động điều chỉnh các yếu tố liên quan, đặc biệt là tận dụng năng lượng ánh sáng, với hy vọng có thể tiết kiệm từ 20 -50% điện năng tiêu thụ tại các tòa nhà văn phòng truyền thống như hiện nay.

Ngoài việc lắp đặt hệ thống cảm biến, các thiết bị sử dụng trong tòa văn phòng thông minh cũng sẽ được cải tiến và phát minh để hệ thống hóa, liên kết với toàn bộ mạng lưới wifi, giúp nhân viên có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, dễ dàng chia sẻ thông tin và tìm kiếm thông tin bằng ngay các thiết bị cá nhân như di động, máy tính bảng...

Văn phòng thông minh, trong đó vấn đề an toàn an ninh thông tin cũng là xu hướng được đặc biệt chú trọng. Khi mà mọi dữ liệu đa số được lưu trữ trên điện toán đám mây, thì an toàn, an ninh thông tin là yếu tố cần được đảm bảo để các doanh nghiệp có thể phát triển bền vững.

Cùng xu hướng chuyển đổi số, văn phòng thông minh phát treienr sẽ không tách rời việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI để thay thế con người xử lý công việc, Big Data hay công nghệ điện toán đám mây...

Không ít người đang lầm tưởng văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ là văn phòng thông minh. Nhưng thực tế, văn phòng thông minh là văn phòng có thật, thông minh là bởi nó giúp ích cho con người, giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, hiệu suất làm việc và gia tăng giá trị, mà tất cả được tạo nên từ việc ứng dụng các thiết bị công nghệ cao, dưới sự điều phối của con người.

Trên đây là một số thông tin về văn phòng thông minh và xu hướng phát triển văn phòng thông minh. Hy vọng rằng những kiến thức trên sẽ giúp ích cho bạn và là cơ sở để doanh nghiệp bạn chuẩn bị bước đầu để chuyển đổi văn phòng thông minh trong một ngày không xa.